Współczesny system zarządzania magazynem znajduje zastosowanie w branży logistycznej, szczególnie w magazynach wysokiego składowania oraz centrach logistycznych. System WMS umożliwia łatwiejsze monitorowanie przepływu, przechowywania i przenoszenia towarów, a także usprawnia kontrolę nad ilością dóbr przyjmowanych do magazynu. Dowiedz się więcej o systemie WMS, co to jest i jak rewolucjonizuje zarządzanie magazynem!
WMS – co to oznacza?
System WMS zarządzania magazynem (ang. Warehouse Management System) to oprogramowanie stworzone w celu efektywnego zarządzania operacjami magazynowymi i logistycznymi. Jego głównym zadaniem jest optymalizacja procesów magazynowych, co prowadzi do zwiększenia wydajności, redukcji kosztów i poprawy jakości obsługi.
System zarządzania magazynem – funkcje i możliwości
System WMS oferuje szereg funkcji i możliwości, które wspierają zarządzanie magazynem na różnych etapach. Na które z nich warto zwrócić szczególną uwagę?
- Optymalizacja przestrzeni magazynowej — funkcje systemu WMS ułatwiają odpowiednie rozplanowanie i zorganizowanie przestrzeni magazynowej, aby zmaksymalizować jej wykorzystanie.
- Monitorowanie i śledzenie stanu zapasów — WMS pozwala na ciągłe monitorowanie stanu zapasów w magazynie, co ułatwia zarządzanie poziomami zapasów tak, aby uniknąć niedoborów lub nadmiaru produktów.
- Optymalizacja procesów załadunku i rozładunku — system WMS pomaga w planowaniu i organizacji procesów załadunku i rozładunku, co przyspiesza operacje logistyczne.
- Zarządzanie zamówieniami — umożliwia efektywne zarządzanie zamówieniami, w tym zbieranie i pakowanie towarów, przygotowywanie zamówień klientów i obsługę zwrotów.
- Śledzenie towarów w czasie rzeczywistym — te funkcje systemu WMS pozwalają na monitorowanie ruchu towarów w magazynie w czasie rzeczywistym, co ułatwia organizację pracy.
- Automatyzacja procesów — może integrować się z automatycznymi urządzeniami, takimi jak roboty magazynowe, skanery kodów kreskowych i systemy sortujące, co zwiększa efektywność i redukuje błędy ludzkie.
- Raportowanie i analiza — technologia dostarcza różnego rodzaju raportów i analiz, które pozwalają na ocenę wydajności magazynu oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy.
System WMS jest szczególnie użyteczny w dużych magazynach, centrach dystrybucji oraz w firmach, które prowadzą intensywną działalność logistyczną. Dzięki temu narzędziu możesz skutecznie zarządzać całym procesem magazynowania i dystrybucji, co przekłada się na zwiększenie konkurencyjności i satysfakcji klientów.
Korzyści wynikające z WMS
Wdrożenie systemu zarządzania magazynem może przynieść wiele korzyści zarówno dla firm handlowych, dystrybutorów, jak i producentów. Oto ich krótki przegląd.
Poprawa wydajności w zarządzaniu zapasami
System WMS automatyzuje i optymalizuje procesy magazynowe, co prowadzi do wydajniejszego zarządzania zasobami, czasem i pracownikami. Redukuje to opóźnienia, zmniejsza czas oczekiwania i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
Optymalizacja procesów logistycznych
System umożliwia także dokładny monitoring poziomów zapasów, a także prognozowanie i reagowanie na zmiany w popycie. Tak prowadzona logistyka magazynowa utrzymać optymalne poziomy towarów, unikając zarówno niedoborów, jak i nadmiernych zapasów. Dzięki lepszej organizacji procesów system WMS pozwala na szybsze przygotowywanie i wysyłanie zamówień, co przekłada się na zadowolenie klientów i zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku.
Oszczędności w operowaniu łańcuchem dostaw
Dzięki lepszemu zarządzaniu procesami i zasobami system WMS pomaga zmniejszyć koszty operacyjne związane z przechowywaniem, obsługą zamówień i transportem. Firmy z rozległymi operacjami logistycznymi mogą korzystać z systemu WMS do centralizacji i koordynacji zarządzania wieloma magazynami.
Integracja z innymi systemami
Co ważne, system WMS może być zintegrowany z innymi technologiami firmy, takimi jak systemy zarządzania produkcją, sprzedażą i ERP (Enterprise Resource Planning), co pozwala na płynną wymianę danych i lepszą synchronizację działań w całej firmie.
Zwiększenie konkurencyjności na rynku
Dzięki lepszej obsłudze zamówień, dokładności i szybkim czasie realizacji, firmy mogą zwiększyć satysfakcję swoich klientów, co ma wpływ na ich lojalność i powtarzalność zakupów. Wprowadzenie systemu WMS do działalności magazynowej ma więc kluczowe znaczenie w kontekście efektywności, jakości usług, kontroli kosztów i zadowolenia klientów.
Jaki jest koszt wdrożenia WMS?
Koszt wdrożenia systemu WMS zarządzania magazynem zależy od wielu czynników, takich jak:
- rozmiar przedsiębiorstwa,
- liczba użytkowników,
- poziom złożoności procesów magazynowych,
- liczba lokalizacji magazynowych,
- integracje z innymi systemami,
- oferta dostawcy oprogramowania WMS,
- zakres funkcjonalności wymagany przez daną firmę.
Niektóre firmy wymagają dostosowania oprogramowania WMS do swoich unikalnych potrzeb lub zintegrowania WMS z istniejącymi systemami (np. systemami ERP, CRM). Takie procesy mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami. Wdrożenie systemu WMS wymaga także przeszkolenia personelu w zakresie korzystania z nowego systemu, co również stanowi dodatkowy wydatek.
System WMS i jego rodzaje – który z nich zastosować?
Pierwszym kryterium podziału jest wariant systemu WMS stworzony dla wielu firm lub dedykowany. Warehouse management system w obu wariantach można scharakteryzować następująco.
Standardowy system WMS
System magazynowy WMS w wersji „pudełkowej”, czyli stworzonej jako gotowe rozwiązanie bez personalizacji. Niekwestionowaną zaletą jest to, ile kosztuje system WMS w tym przypadku. Brak personalizacji oznacza niższą cenę, ale też szybkie wdrożenie systemu WMS. Jest dedykowane firmom, które nie oczekują rozbudowanych funkcji lub dopiero testują systemy kontroli magazynu.
Magazynowy system informatyczny w wersji standardowej można w kolejnych krokach zmieniać. Może to jednak wymagać dokupienie dodatkowych modułów lub integrację systemu WMS z innymi technologiami. Bez względu na to na początek jest świetnym narzędziem do zarządzanie przepływem towarów.
Dedykowany management system WMS
Środowisko warehouse management system tworzone pod kątem określonych potrzeb i oczekiwań przedsiębiorstwa. Dzięki temu firma otrzymuje oprogramowanie WMS do zarządzania łańcuchem dostaw spersonalizowane pod każdym względem. Można je dopasować pod kątem złożonych i nietypowych operacjami magazynowych.
Należy mieć na uwadze, że niezależne systemy WMS są droższe od standardowych odpowiedników. Czas ich stworzenia oraz implementacji również jest dłuższy. Jednak to jak działa magazynowy system informatyczny personalizowany jest absolutnie na najwyższym poziomie.
Systemy WMS w chmurze i lokalne
Kolejny podział określa, gdzie zlokalizowany jest system zarządzania magazynem WMS. Procesy magazynowe można obsługiwać ze środowiska w modelu SaaS, czyli chmurowego. Przedsiębiorstwo nie musi inwestować w rozbudowaną infrastrukturę informatyczną, aktualizacje systemu odbywają się automatycznie, a zarządzanie magazynem łatwiejsze.
Po drugiej stronie staje program magazynowy umieszczony lokalnie. Wszystkie dane i aplikacje przechowywane są na serwerach firmy. Oznacza to większą kontrolę nad infrastrukturą i pełną niezależność. Lokalny system WMS jest jednak droższy pod kątem inwestycji w infrastrukturę i personel IT.
Jak przygotować firmę na magazynowy system informatyczny?
Zanim system WMS zostanie zaimplementowany konieczne jest wykonanie kilku kluczowych czynności. Poprzedza go oczywiście przygotowanie na różnych szczeblach organizacyjnych, planowanie czy zabezpieczenie bieżących operacji magazynowych.
Analiza potrzeb i celów firmy
Co jest priorytetem dla przedsiębiorstwa – szybsza kompletacja zamówień, a może krok w kierunku zwiększenia efektywności operacyjnej? Należy określić, jak zostanie przeprowadzona integracja z innymi systemami ERP czy CRM. Niezbędne jest też uwzględnienie dodatkowych inwestycji takich jak skanowanie kodów kreskowych czy zautomatyzowane pojazdy kierowane.
Wybór infrastruktury warehouse management system
System zarządzania magazynem wymaga infrastruktury IT. Mowa o sprzęcie w postaci serwerów, sieci Wi-Fi, czytników kodów kreskowych, systemów kontroli magazynu oraz mechanizmów bezpieczeństwa. Jeśli firma sięga po lokalny system WMS do zarządzania łańcuchem dostaw, musi dodatkowo zapewnić sobie środowisko do przechowywania danych i utrzymywania serwerów.
Szkolenie pracowników do zarządzania magazynem
Nawet najlepszy system zarządzania magazynem nie jest w 100% intuicyjny dla każdego. Zespół musi być przygotowany do korzystania z nowych narzędzi. Zwiększenia efektywności pracy jest możliwe dzięki szkoleniom dla personelu. Zaawansowany system magazynowy musi zostać w pełni „przyswojony” przez pracowników.
Stopniowe wdrożenie i testy
Do zarządzania magazynem konieczne jest uruchamianie funkcji stopniowo. Najpierw wprowadza się ewidencję przyjęcia towaru i wydawania, a dopiero później kolejne moduły np. raportowanie w czasie rzeczywistym. Etapowe wprowadzanie zmian minimalizuje ryzyko przestojów i pomaga w realizacji zamówień.
Kalkulacja i analiza zmian
System zarządzania magazynem przynosi firmom ogromne korzyści. Pełny obraz zmian widoczny jest stopniowo i zależy od wyboru modułów oraz funkcji. Najczęściej w pierwszej kolejności firmy dostrzegają zmniejszenie liczby błędów w kompletacji zamówień, przyspieszenie przyjęcia towaru oraz ograniczenie kosztów związanych z nadmiernymi zapasami.
System zarządzania magazynem WMS a bezpieczeństwo danych
Nieautoryzowany dostęp do informacji poufnych jest realnym zagrożeniem. Dlatego bezpieczeństwo danych w zarządzaniu łańcuchem dostaw i przetwarzaniu informacji jest priorytetem. Niezależnie od rodzaju systemu WMS i miejsca jego instalacji stosuje się poniższe sposoby ochrony.
Zabezpieczenia na poziomie infrastruktury i oprogramowania
- Szyfrowanie danych za poziomie przesyłania informacji (protokół SSL/TSL) oraz ich przechowywania.
- Zapory sieciowe firewall monitorują ruch przychodzący i wychodzący oraz blokują nieautoryzowane próby dostępu.
- Regularne kopie zapasowe tworzone w celu ochrony danych w przypadku awarii sprzętu.
Autoryzacja użytkowników i kontrola dostępu
Środowisko zarządzania magazynem WMS pozwala zdefiniować uprawnienia dla każdego użytkownika pod kątem ról w firmie. W rezultacie tylko osoby uprawnione mogą dokonywać zmian w bazie danych, kontrolować lokalizację towarów albo mieć dostęp do pełnych raportów. Kontrola i autoryzacja zmniejszają ryzyko nieuprawnionych edycji informacji oraz ich wycieku.
Audyty i testy penetracyjne
Firmy dbające o najwyższy poziom bezpieczeństwa regularnie przeprowadzają audyty wewnętrzne. Pozwalają na wykrycie luk w zabezpieczeniach systemu. Testy penetracyjne to inaczej celowe i kontrolowane ataki na infrastrukturę IT. Sprawdzają się do analizy skuteczności oprogramowania ochronnego oraz dostrzegania miejsc do mocniejszego zabezpieczenia.
Warto zaznaczyć, że koszty implementacji systemu WMS będą różnić się w zależności od dostawcy, skali wdrożenia, stopnia zaawansowania oprogramowania oraz potrzeb i wymagań konkretnej firmy. Właśnie dlatego przed dokonaniem inwestycji należy przeanalizować swoje potrzeby i porównać oferty różnych dostawców, aby wybrać najlepsze rozwiązanie.
W Logit od lat korzystamy z systemu WMS, aby jakość oferowanych przez nas usług była na najwyższym poziomie. Dzięki temu decydując się na współpracę, możesz liczyć na szybką i efektywną realizację powierzonych zadań.
