Proces transportowy – czym jest i jak go zaplanować?

Rozwój usług transportowych wymaga optymalizacji procesów. Tylko sprawnie funkcjonujące firmy są w stanie konkurować na rynku. Jednym z czynników mających kluczowy wpływ na jakość prowadzonych usług jest proces transportowy. Czym jest ten proces, jak powinno się go planować i z jakich etapów się składa? O tym wszystkim piszemy poniżej!

Czym jest proces transportowy?

To zbiór czynności mających na celu dostarczenie towarów z miejsca nadania do punktu przeznaczenia. W jego skład wchodzi organizacja, realizacja i nadzór nad transportem. Proces transportowy wpływa bezpośrednio na jakość oferowanych usług przez firmę, a co za tym idzie, na zadowolenie klientów. Nie dziwi więc, że firmy będące częścią łańcuchów dostaw przykładają tak dużą uwagę do optymalizacja procesów transportowych.

W ramach zbioru czynności wymienia się kilka istotnych aspektów:

• wybór właściwego środka transportu,
• zarządzanie trasą,
• zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami.

Celem każdego z ww. elementów procesu transportowego jest gwarancja dotarcia towaru do miejsca docelowego w nienaruszonym stanie i na czas. Zajmijmy się teraz wyjaśnieniem wszystkich znaczących części procesów transportowych.

Proces transportowy – jak go zaplanować?

Zacznijmy od pierwszego elementu – analizy potrzeb i możliwości. Na początku należy określić:

• jakie towary będą przewożone,
• jaka jest ich ilość,
• jakie specyficzne wymagania należy spełnić w transporcie.

To niezbędne informacje potrzebne do wyboru środka transportu. Może to być przewóz drogowy, kolejowy, morski lub lotniczy. Ma na to wpływ również czas dostawy, ogólny koszt i planowana odległość.

Na etapy procesu transportowego składa się także szczegółowe przygotowanie trasy. Uwzględnia się przy tym kilka zmiennych:

• odległość,
• dostępność infrastruktury transportowej,
• potencjalne opóźnienia,
• ograniczenia nakładane przez przepisy.

W trzecim kroku proces transportowy składa się z planowania harmonogramu przewozu. Tu spedytor musi uwzględnić termin załadunku, czas przewozu i moment dotarcia towaru do punktu docelowego. Doświadczona firma logistyczna wie, że organizacja transportu wymaga uwzględnienia elastycznych widełek czasowych. Realistyczne podejście do planowania sprzyja bezpieczeństwu towaru i przewoźnika na wypadek nieprzewidzianych sytuacji.

Proces planowania transportu w firmie

Zajmijmy się teraz szczegółowym przedstawieniem poszczególnych etapów procesu transportowego na przykładzie firmy Logit. Zajmiemy się dwoma kluczowymi elementami – procesem planowania oraz wykorzystywanymi narzędziami. Przeanalizujemy je krok po kroku, by pokazać, jak fazy procesu transportowego są ze sobą powiązane.

Szczegółowy harmonogram bazuje na 5 ważnych czynnikach:

• zbieraniu danych,
• wyborze środka transportowego,
• tworzeniu harmonogramu,
• organizacji i koordynacji,
• monitorowaniu i optymalizacji.

Na czym polega zbieranie danych w Logit? Przy planowaniu procesu transportowego nasi specjaliści biorą pod uwagę zwłaszcza typ ładunku dostarczanego do klienta. Obejmuje to określenie ilości, rodzaju oraz specyficznych wymagań towaru, takich jak warunki przechowywania czy specjalne środki ostrożności.

W kolejnym kroku na podstawie zebranych danych dokonuje się wyboru najbardziej odpowiedniego środka transportu. Decyzja ta zależy od różnych czynników, takich jak dystans do pokonania, czas realizacji zlecenia, rodzaj ładunku, a także koszty związane z różnymi opcjami transportu, np. transport drogowy, kolejowy, lotniczy lub morski. Planowanie transportu jest w tym momencie na półmetku i przechodzi w etap przygotowywania harmonogramu.

Co wchodzi w jego skład? To przede wszystkim załadunek, przewóz i rozładunek. Spedytor musi przewidzieć, czy ładunek będzie umieszczany przez producenta, czy to firma przewozowa weźmie na siebie tę odpowiedzialność. Podobnie jest w przypadku rozładunku, który może być wykonany przez kierowcę lub obsługę klienta. Każdy z czynników harmonogramu przewozu powinien być zaplanowany z pewną rezerwą czasową, by uwzględnić ewentualne opóźnienia.

Teraz przechodzimy do praktycznego zastosowania wszystkich wymienionych wcześniej elementów. Podczas koordynacji procesu transportowego przygotowywane są dokumenty, organizowany jest transport (od załadunku po rozładunek) oraz monitorowany jest przewóz. Stała kontrola nad każdym etapem jest celowa. Można dzięki niej szybko reagować na ewentualne problemy.

A skoro już jesteśmy przy trudnościach – schemat procesu transportowego uwzględnia też procesy optymalizacyjne. Konieczny jest szczegółowy monitoring, który pomoże wychwycić obszary podatne na ulepszenia. To pozwala nie tylko na uniknięcie opóźnień, ale także na zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz poprawę efektywności całego procesu.

Technologie i narzędzia przydatne w planowaniu procesów transportowych

Elementy procesu transportowego i ich planowanie realizuje się przy pomocy zaawansowanych technologii. Zaliczają się do nich:

• System zarządzania transportem TMS.
• Monitoring GPS.
• Optymalizacja tras z udziałem AI.
• Automatyzacja procesów zarządzania dokumentacją EDMS.

Czym jest TMS? To oprogramowanie, które pozwala na planowanie, realizację oraz monitorowanie procesów transportowych w czasie rzeczywistym. Dzięki wsparciu możliwe jest optymalne wykorzystanie zasobów, wybór najefektywniejszych tras oraz redukcja kosztów operacyjnych. Można je zintegrować z innymi systemami w przedsiębiorstwie, by stworzyć środowisko automatyzacji wielu procesów i – co za tym idzie – zwiększyć ich efektywność.

Wykorzystanie monitoringu i GPS usprawniają planowanie tras w przypadku nieprzewidywanych zmian. W ten sposób można skutecznie reagować w przypadku korków, awarii, większego natężenia ruchu czy optymalizacji czasu przejazdu.

Ostatnie z omawianych narzędzi to EDMS, czyli systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją. Pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami transportowymi, takimi jak faktury, listy przewozowe czy umowy. Automatyzacja tych procesów w firmie transportowej zmniejsza ryzyko błędów oraz przyspiesza realizację zleceń​.

Jakie są etapy procesu transportowego?

Jak już wspomnieliśmy wyżej, etapy procesu transportowego ściśle się ze sobą łączą. Nie można pominąć żadnego z nich, bo w przeciwnym wypadku proces nie osiągnie swojego celu. Możemy wyróżnić następujące jego elementy:

• Analiza potrzeb transportowych. W tej fazie skupiamy się na specyfikacji ładunku oraz wymogach dotyczących jego przewozu.
• Strategiczne planowanie transportu. Na tym etapie planowane są kluczowe zasoby, w tym wybór odpowiednich pojazdów oraz harmonogram, który minimalizuje ryzyko opóźnień​
• Przygotowanie operacyjne. Etap przygotowania operacyjnego obejmuje działania takie jak pakowanie, zabezpieczanie i oznakowanie ładunku.
• Logistyka w ruchu. Logistyka w ruchu obejmuje nie tylko sam transport, ale również zarządzanie wszelkimi nieprzewidzianymi okolicznościami.
• Finalizacja dostawy. Ważne jest, aby zadbać o prawidłowe zakończenie formalności, takie jak potwierdzenie dostawy oraz rozliczenie wszelkich kosztów i opłat związanych z przewozem​.
• Ocena i optymalizacja. Wnioski wyciągnięte z tej fazy mogą prowadzić do ulepszeń w przyszłych operacjach, zarówno pod kątem operacyjnym, jak i strategicznym​.

Dobrze zarządzany proces transportowy pozwala na utrzymanie wysokiej jakości usług oraz długotrwałych relacji biznesowych. Dlatego kluczowe jest powierzenie procesu transportowego firmie realizującej go w sposób precyzyjny i pewny.

Zaplanuj proces transportowy z firmą Logit

Firma Logit, dzięki swojemu doświadczeniu i nowoczesnym narzędziom, jest idealnym partnerem, oferując kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu logistycznego. Specjalizujemy się w kompleksowej obsłudze logistycznej – zarządzamy procesem od planowania po dostawę. Dostosowujemy swoje usługi pod konkretne potrzeby klienta, niezależnie od specyficznych wymagań. Nasze usługi realizujemy z udziałem specjalistycznych narzędzi i nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Profesjonalne podejście do realizowanych usług daje pewność, że Twój ładunek jest w dobrych rękach, a jego transport przebiega bez zakłóceń

Wybierając Logit jako swojego partnera logistycznego, zyskujesz nie tylko pewność terminowej i bezpiecznej dostawy, ale także wsparcie w optymalizacji kosztów oraz uproszczenie całego procesu logistycznego. Zapraszamy do kontaktu!